Fast jeder hat heute einen All-in-One-Drucker zu Hause oder im Büro. Diese praktischen Geräte können drucken, kopieren und eben auch scannen. Für ein einzelnes Blatt Papier ist das super. Aber wenn Sie schon einmal versucht haben, einen ganzen Stapel Dokumente zu digitalisieren, haben Sie sicher gemerkt: Das dauert ewig und die Ergebnisse sind nicht immer perfekt.
Genau hier kommt der dedizierte Dokumentenscanner ins Spiel. Er ist ein Spezialist, der nur für eine einzige Aufgabe gebaut wurde: Papier schnell und in bester Qualität in digitale Dateien zu verwandeln. Aber lohnt sich ein extra Gerät? Schauen wir uns die drei wichtigsten Unterschiede an.
1. Qualität: Schiefe Seiten und graue Ränder ade!
Ein Multifunktionsgerät (MFP) ist in erster Linie ein Drucker. Die Scan-Funktion ist nur ein Zusatz. Ein Dokumentenscanner hingegen ist ein Experte für Bilder. Er verfügt über eine intelligente Software, die Ihre Scans automatisch verbessert:
• Automatische Korrektur: Schief eingelegte Seiten werden gerade gerückt, schwarze Ränder entfernt und sogar leere Seiten automatisch gelöscht. Das erspart Ihnen viel manuelle Nacharbeit.
• Kleinere Dateien: Ein Scanner erzeugt saubere Scans ohne unnötigen grauen Hintergrund. Dadurch sind die Dateien viel kleiner. Das spart nicht nur Speicherplatz, sondern macht auch den Versand per E-Mail viel einfacher. Eine mit einem MFP gescannte Seite kann bis zu viermal größer sein als eine vom Spezialisten. *2
Kurz gesagt: Ein echter Scanner liefert auf Knopfdruck perfekte Ergebnisse, während Sie bei einem All-in-One-Gerät oft manuell nachbessern müssen.
2. Geschwindigkeit: Stapelweise scannen in Rekordzeit
Der größte Unterschied, den Sie im Alltag bemerken werden, ist das Tempo. Hier ist ein einfacher Vergleich:
• Papiereinzug: In den Einzug eines All-in-One-Geräts passen meist nur 20 bis 50 Blatt. Ein guter Dokumentenscanner fasst problemlos 100, 200 oder sogar mehr Seiten auf einmal. *3
• Scangeschwindigkeit: Während ein MFP langsam Seite für Seite einzieht, rauscht ein Dokumentenscanner durch den Stapel. Viele Modelle scannen sogar Vorder- und Rückseite gleichzeitig. Ein einzelnes Dokument, das ein MFP in über einer Minute scannt, erledigt ein guter Scanner in weniger als 20 Sekunden. *2
Wenn Sie regelmäßig mehr als nur ein paar Seiten scannen, sparen Sie mit einem dedizierten Scanner enorm viel Zeit. Außerdem praktisch: Ein Scanner kann auch problemlos verschiedene Papiergrößen und -dicken in einem Rutsch verarbeiten – von der Visitenkarte bis zum langen Beleg.
3. Zuverlässigkeit: Gebaut für den Dauereinsatz
Dokumentenscanner sind robust gebaut, um große Mengen Papier zu bewältigen. Sie haben clevere Funktionen, die Probleme verhindern, bevor sie entstehen:
• Schutz vor Papierstau: Spezielle Sensoren erkennen, wenn zwei Seiten aneinanderkleben, und stoppen den Einzug sofort. So wird kein Dokument beschädigt oder übersehen. Manche Geräte erkennen sogar vergessene Büroklammern. *1
• Ein Gerät, eine Aufgabe: Ein weiterer Vorteil ist, dass der Scanner immer verfügbar ist. Wenn Ihr All-in-One-Drucker gerade druckt, eine Störung hat oder die Tinte leer ist, können Sie auch nicht scannen. Ein separates Gerät ist von solchen Problemen unabhängig. *4
Fazit: Das richtige Werkzeug für Ihre Aufgabe
Ein All-in-One-Drucker ist ein fantastischer Allrounder für den gelegentlichen Gebrauch. Wenn Sie nur ab und zu eine Seite scannen, reicht er völlig aus.
Wenn Sie jedoch regelmäßig Dokumente für Ihr Archiv, die Buchhaltung oder für die digitale Zusammenarbeit scannen, ist ein dedizierter Dokumentenscanner eine lohnende Investition. Er spart Ihnen Zeit, Nerven und liefert deutlich bessere Ergebnisse.
Für viele ist die beste Lösung eine Kombination aus beidem: der All-in-One-Drucker für alltägliche Druck- und Kopieraufgaben und der Dokumentenscanner als leistungsstarker Spezialist für die Digitalisierung.
Quellen
[1] AP-Verlag. „Multifunktionsdrucker versus Dokumentenscanner“.
[2] Kodak Alaris. „The Difference Between a Scanner and an MFP“.
[3] Ricoh. „High Speed Document Scanners: 9 Key Features and Advantages“.
[4] Ricoh. „MFP vs Scanner: How to Choose the Right Equipment for Your Office“.
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